Project Management 101 EP.08 — Risk + Quality + Procurement

📚 EP นี้เป็นตอนที่ 8 ของ mini-series Project Management 101 — สารบัญรวม อยู่ที่นี่

3 หัวข้อใหญ่ใน PMBOK ที่ตำราภาษาคน skip บ่อย แต่ project ใหญ่ทุกที่ใช้:

Risk Management — เรื่องที่อาจไป pear-shape
Quality Management — ส่งมอบของที่ใช้ได้จริง
Procurement — จัดซื้อ + vendor

แต่ละหัวข้อเป็นวิชาแยกได้เลย — ตอนนี้สรุปภาพใหญ่ให้คุยกับ PM ตัวจริงรู้เรื่อง

ส่วนที่ 1: Risk Management#

Risk คืออะไร#

Risk = ความไม่แน่นอนที่อาจกระทบเป้าหมาย

ไม่จำเป็นต้องเป็นเรื่องร้าย — ก็มี opportunity (positive risk) ที่ควรคว้า

ตัวอย่าง risks ใน project ติดตั้ง CRM:

Vendor ส่งมอบช้า → Negative
Key developer ลาออก → Negative
New tool feature เพิ่มเข้ามาฟรี → Positive (opportunity!)
กฎหมาย PDPA เปลี่ยน → Negative

Risk Cycle: 4 ขั้น#

1
1. Identify  →  2. Assess  →  3. Treat  →  4. Monitor
2
       ↑                                       │
3
       └───────────── ต่อเนื่อง ────────────────┘

Step 1: Identify#

ทำยังไง:

Brainstorming กับทีม — “อะไรที่อาจไม่เป็นไปตามแผน”
Lessons learned จาก project เก่า
Expert interview
Checklist จาก industry
SWOT analysis
Premortem (Gary Klein) — “สมมติว่า project ล้มแล้ว — ล้มเพราะอะไร”

ผลลัพธ์: Risk register (ดู step 4)

Step 2: Assess#

แต่ละ risk วัด 2 มิติ:

Probability (ความน่าจะเกิด) — 1 ถึง 5 Impact (ผลกระทบ) — 1 ถึง 5

Risk Score = Probability × Impact (1-25)

Risk Heatmap:

1
            Impact
2
        1   2   3   4   5
3
P 5  | 5  10  15  20  25 |
4
r 4  | 4   8  12  16  20 |
5
o 3  | 3   6   9  12  15 |
6
b 2  | 2   4   6   8  10 |
7
. 1  | 1   2   3   4   5 |

1-5: Low (สีเขียว)
6-12: Medium (เหลือง)
15-25: High (แดง — ต้องจัดการก่อน)

Step 3: Treat — 4 strategies#

1. Avoid — ไม่ทำ activity ที่มี risk

ตัวอย่าง: ไม่ขยายไปประเทศที่ political risk สูง
ใช้กับ: high probability + high impact

2. Mitigate — ลด probability หรือ impact

ตัวอย่าง: ติด firewall ลด cyber risk, train ทีมเพิ่มลด skill risk
ใช้กับ: medium-high risk ที่ control ได้

3. Transfer — โอน risk ไปคนอื่น

ตัวอย่าง: ซื้อ insurance, outsource ไป vendor ที่รับ risk แทน
ใช้กับ: financial risk, specialty risk

4. Accept — ยอมรับ

Active acceptance — มี contingency plan ไว้ (เงิน 10% ของ project budget)
Passive acceptance — ไม่ทำอะไร เกิดค่อยแก้
ใช้กับ: low risk, หรือ high risk ที่ไม่มีทางแก้คุ้มค่า

Step 4: Monitor — Risk Register#

Risk Register = living document ที่เก็บ risk ทั้งหมด:

ID	Risk	Prob	Impact	Score	Strategy	Owner	Status
R-01	Vendor ส่งช้า	3	4	12	Mitigate	PM	Open
R-02	Key dev ลาออก	2	5	10	Mitigate (cross-train)	TL	Open
R-03	PDPA เปลี่ยน	1	5	5	Monitor	Legal	Open
R-04	Cloud cost เกิน	4	3	12	Active accept (buffer)	PM	Mitigated

Update รายอาทิตย์ — risk ใหม่เกิด, risk เก่า status เปลี่ยน

Quote ของ Tim Lister#

“Risk management is how adults manage projects.”

ไม่จัดการ risk = หวัง luck

ส่วนที่ 2: Quality Management#

QA vs QC — คนสับสนเยอะที่สุด#

QA — Quality Assurance = process ที่ป้องกันไม่ให้ defect เกิด

ออกแบบ process ดี
Standard ที่ทีมต้อง follow
Training
Code review process
Preventive

QC — Quality Control = inspection ของ output ที่เกิดแล้ว

Test
Inspection
Audit ของ deliverable
Detective

ตัวอย่างเทียบ#

Project: build e-commerce site

QA:

Coding standard ที่ทุกคน follow
Pull request review process
Definition of Done
Pair programming guideline

QC:

Manual testing
Automated test suite
UAT
Bug bash session

ทั้งคู่จำเป็น — QA ป้องกัน, QC จับสิ่งที่หลุด

Cost of Quality#

แบ่งค่าใช้จ่ายเรื่อง quality เป็น 4 หมวด:

Cost of Conformance (ลงทุนเพื่อ quality):

Prevention — training, process design, tools
Appraisal — testing, inspection, audit

Cost of Non-conformance (เสียเพราะ quality ไม่ดี): 3. Internal failure — rework ก่อน release (debug, retest) 4. External failure — rework หลัง release (customer complaint, refund, lawsuit, brand damage)

Rule of thumb (Crosby)#

ค่า prevention 1 บาท = saves 10 บาท ของ internal failure = saves 100 บาท ของ external failure

ลงทุน prevention คุ้มที่สุด — แต่บริษัทส่วนใหญ่ลงทุน external failure เพราะ visible สุด

Quality Frameworks#

1. PDCA (Plan-Do-Check-Act) — Deming วงจร continuous improvement:

Plan: ตั้ง standard
Do: ทำตาม
Check: วัดผล
Act: ปรับปรุง

2. Six Sigma ลด defect ให้เหลือ 3.4 ต่อล้าน opportunities (DPMO)

DMAIC — Define, Measure, Analyze, Improve, Control
ใช้ใน manufacturing เป็นหลัก, software บางที่ก็ใช้

3. ISO 9001 มาตรฐาน quality management ระดับสากล

Process documentation
Audit รอบ
Continuous improvement

4. Total Quality Management (TQM) Philosophy ทั้งบริษัท — quality เป็นเรื่องของทุกคน ไม่ใช่แค่ QC team

ส่วนที่ 3: Procurement / Vendor Management#

ทำไม PM ต้องรู้ procurement?#

เพราะ project ใหญ่ส่วนมาก ไม่ได้ build ทุกอย่างเอง — ซื้อ + outsource

ตัวอย่าง project ติดตั้ง CRM:

ซื้อ CRM software (Salesforce / HubSpot / Zoho)
จ้าง implementation partner
ซื้อ training service
ซื้อ ongoing support contract

ทุกอันต้องผ่าน procurement process

Procurement Documents (เรียงตามลำดับ)#

1. RFI — Request for Information

ใช้: ตอน early — สำรวจตลาดมี vendor อะไรบ้าง
ไม่ใช่ commitment ซื้อ
Output: shortlist of capable vendors

2. RFP — Request for Proposal

ใช้: หา solution complex ที่ vendor ต้อง propose ทาง
Vendor ส่งมา: solution + price + timeline + team
ใช้ scoring matrix ตัดสิน
Output: selected vendor

3. RFQ — Request for Quotation

ใช้: รู้ว่าต้องการอะไรชัดแล้ว — แค่ขอราคา
ปกติ commodity ที่ specs ตรงกัน
Output: lowest price (มักจะ) win

Contract Types — สำคัญมาก#

มี 3 ประเภทหลัก ที่ risk allocation ต่างกันสุดขั้ว:

1. Fixed-Price (FP) / Lump Sum#

Vendor รับ risk:

ตกลงราคา + scope ชัด
เกิน scope = vendor เสียเอง
ใช้เวลานานกว่าที่ promise = vendor เสีย

Buyer มั่นใจ: ราคา fix

ใช้เมื่อ:

Scope ชัด, requirement stable
ตัวอย่าง: ติดตั้ง software A ที่ standard config

ข้อระวัง:

Vendor มี incentive cut quality ลด cost
Change request หลัง sign = แพงมาก

2. Time & Materials (T&M)#

Buyer รับ risk:

จ่ายตามชั่วโมงที่ vendor ทำ + cost วัสดุ
ไม่มี cap (จนกว่าจะ negotiate)

Vendor มั่นใจ: ได้เงินตามจริง

ใช้เมื่อ:

Scope ไม่ชัด, requirement พัฒนาไป
ตัวอย่าง: R&D, custom development แบบ exploratory

ข้อระวัง:

Cost overrun risk สูง
Vendor ไม่มี incentive ให้ทำเร็ว

3. Cost-Plus (CR)#

Buyer รับ risk + จ่าย fee:

จ่าย actual cost + fee (% หรือ fixed)
Variants:
- Cost Plus Fixed Fee (CPFF) — fee คงที่
- Cost Plus Incentive Fee (CPIF) — fee เพิ่ม/ลดตาม performance
- Cost Plus Award Fee (CPAF) — fee ขึ้นกับ subjective evaluation

ใช้เมื่อ:

Big defense / aerospace project
Scope ไม่สามารถระบุล่วงหน้าได้ (R&D ใหญ่)

ข้อระวัง:

Vendor มี incentive ใช้เงินเยอะ (เพราะ fee เป็น %)
Common ใน government contract — ที่มาของ “cost overrun” ที่ดังๆ

Risk allocation matrix#

1
         Buyer risk      Vendor risk
2
            ▲                ▲
3
            │                │
4
   T&M ─────┘                └───── Fixed Price
5

6
   Cost-Plus = Buyer risk สูงสุด

Vendor Management หลัง sign contract#

SLA (Service Level Agreement) — เกณฑ์ performance ที่ vendor ต้องตอบ (uptime 99.5%, response <1 hour)
KPIs — track monthly
Penalty / bonus clauses
Exit clauses — ออกได้ยังไงถ้า vendor ทำไม่ได้
Knowledge transfer — ป้องกัน vendor lock-in

เครื่องมือ classic — ทุกหัวข้อใช้ใน phase ไหน#

ย้อนกลับไปที่ EP.02 lifecycle:

หัวข้อ	Phase ที่ใช้
Risk identification	Initiation + Planning
Risk register	Planning + Monitoring
Risk treatment	Execution + Monitoring
QA process	Planning + Execution
QC inspection	Execution
RFP/RFQ	Planning
Contract negotiation	Planning
Vendor management	Execution + Monitoring

สรุป EP นี้#

Risk:

4 ขั้น: Identify → Assess (P×I) → Treat (Avoid/Mitigate/Transfer/Accept) → Monitor
Risk Register = living document
“Risk management is how adults manage projects”

Quality:

QA (preventive process) ≠ QC (detective inspection)
Cost of Quality = Conformance (prevent + appraisal) + Non-conformance (internal + external failure)
ลงทุน prevention คุ้มสุด

Procurement:

RFI → RFP → RFQ
3 contract types: FP (vendor risk), T&M (buyer risk), Cost-Plus (buyer risk + fee)
ทุก contract ต้องมี SLA + exit clause

EP ต่อไป — เมื่อทีมโต 50+ คน ใช้ scaled framework — SAFe vs LeSS + Conway’s Law + Brooks’ Law